Zasady odliczania VAT od samochodów firmowych

Jeżeli wykorzystujesz samochód osobowy do celów działalności oraz prywatnych, to możesz odliczać połowę podatku VAT od jego nabycia, leasingu, wydatków eksploatacyjnych i zakupu paliwa. Dotyczy to także aut z kratką. Cały VAT możesz odliczać tylko od pojazdów typowo „roboczych” oraz osobówek wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Zasady te obowiązują od 1 kwietnia 2014 r. do co najmniej końca 2025 roku.

Samochody osobowe użytkowane także prywatnie (użytek mieszany) – odliczasz 50% VAT

Samochód osobowy użytkowany w sposób mieszany, czyli zarówno na potrzeby działalności, jak i prywatnie daje prawo do odliczenia jedynie połowy (50%) podatku VAT:

• od ceny zakupu samochodu
• od wszystkich opłat związanych z jego leasingiem – dotyczy to czynszu inicjalnego, rat miesięcznych oraz wykupu
• od nabywanego paliwa
• od wydatków eksploatacyjnych (koszty przeglądów, napraw, części zamiennych, opon itd.)

Druga połowa nieodliczonego VAT z każdej faktury wchodzi wraz z wartością netto do rozliczenia kosztów uzyskania przychodu rozliczanych w ramach podatków PIT (dochodowy od osób fizycznych) lub CIT (dochodowy od osób prawnych).

Czy wiesz jak odliczyć 100% VAT od opłaty wstępnej przy leasingu samochodu osobowego, który będziesz wykorzystywał także prywatnie? Czytaj w dalszej części artykułu...

Pojazdy wykorzystywane wyłącznie na cele działalności (także osobowe) – odliczysz cały VAT

Możesz obecnie odliczać 100% VAT od wszelkich wydatków (nabycie, leasing, paliwo, eksploatacja) jedynie w przypadku pojazdów, które są użytkowane wyłącznie w celach firmowych. Co to oznacza w praktyce?

Pojazdy typowo "robocze" = 100% odliczenia VAT

Możliwość odliczania całego VAT dają pojazdy, których konstrukcja w praktyce wyklucza ich użycie w celach prywatnych. Ustawodawca przewiduje, że mogą to być samochody typu VAN i pick-up (ale tylko z jednym rzędem siedzeń) oraz niektóre pojazdy specjalne, no i oczywiście pojazdy typowo ciężarowe.

Samochody osobowe wykorzystywane wyłącznie firmowo ze 100-proc. odliczeniem VAT

Cały VAT można odliczać także od wszystkich wydatków związanych z samochodami osobowymi, czyli od:

• zakupu
• opłat leasingowych (czynsz inicjalny, raty itd.)
• paliwa
• wydatków eksploatacyjnych (serwis, części zamienne, opony itp.)

W tym przypadku trzeba jednak fiskusowi udowodnić, że taki samochód jest użytkowany wyłącznie w celach firmowych.

Co musisz zrobić, aby móc odliczać cały VAT od samochodu osobowego?

1. Deklaracja VAT-26
   Przede wszystkim zamiar użytkowania samochodów wyłącznie w celach firmowych należy zgłosić w Urzędzie Skarbowym najpóźniej w ciągu 7 dni od momentu przeznaczenia go na takie wyłącznie cele, na druku VAT-26.
2. Ewidencja przebiegu
   Co więcej, dla tak zgłoszonych samochodów należy prowadzić ewidencję przebiegu zawierającą: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
   • kolejny numer wpisu
   • datę i cel wyjazdu
   • opis trasy (skąd – dokąd)
   • liczbę przejechanych kilometrów
   • imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
3. Instrukcja użytkowania, monitoring itp.
   To jednak nie koniec – przedsiębiorca powinien wprowadzić w firmie także rozwiązania uniemożliwiające pracownikom użytek prywatny powierzonych im samochodów – mogą to być instrukcje użytkowania, monitoring itp.

To nie wszystko...

Fiskus stoi jednocześnie na stanowisku, że przedsiębiorca niezatrudniający pracowników (np.: samozatrudnienie), a już tym bardziej posiadający adres siedziby w miejscu zamieszkania domyślnie użytkuje auto także prywatnie. W takich przypadkach próby odliczeń całego VAT mogą okazać się nieskuteczne i narazić przedsiębiorcę na spór ze skarbówką.

Za „nieprawdziwe” zgłoszenie samochodu do US jako użytkowanego wyłącznie firmowo, ustawodawca przewidział dotkliwe sankcje karnoskarbowe. Dodać należy, że samochód użytkowany wyłącznie firmowo można w każdej chwili „wycofać” na potrzeby „mieszane” (służbowe i prywatne), co będzie wiązało się z koniecznością przejścia na ograniczone zasady odliczania VAT (50%) oraz ewentualną, proporcjonalną korektą VAT odliczonego przy jego nabyciu.

Samochody z kratką, czyli z homologacją N1

Samochody z kratką cieszyły się niegdyś dużą popularnością, jako auta których nabycie dawało duże korzyści podatkowe. Jednak aktualne przepisy o VAT zrównują te pojazdy z samochodami osobowymi. Nabywanie ich obecnie nie daje żadnej przewagi, wobec czego w praktyce zniknęły one z rynku pierwotnego.

Jedynie przedsiębiorcy, którzy podpisali umowę leasingu na auto z kratką przed 1 kwietnia 2014 roku i zarejestrowali ją w Urzędzie Skarbowym, mogli – w ramach ochrony praw nabytych – nadal odliczać 100% VAT od rat leasingowych, ale już nie od wykupu. Wykup jest transakcją odrębną od samej umowy leasingu, zatem VAT od niego można odliczyć tylko w takiej wysokości, w jakiej umożliwiają to przepisy obowiązujące w chwili realizacji wykupu. W przypadku samochodów z homologacją N1, po 1 kwietnia 2014 jest to 50% VAT.

Także w kwestii zakupu paliwa i wydatków eksploatacyjnych samochody z kratką są traktowane jak osobowe – czyli odliczamy jedynie 50% VAT, o ile nie jesteśmy w stanie wykazać, że auto użytkowane jest wyłącznie na potrzeby działalności.

Pick-up tylko z jednym rzędem siedzeń daje prawo do odliczenia 100% VAT

To kolejna zmiana, która weszła w życie z dniem 1 kwietnia 2014 r. – czyli likwidacja przywilejów podatkowych dla posiadaczy pick-upów z dwoma rzędami siedzeń. Takie auta robiły w Polsce niezłą „karierę” kilka lat temu, ponieważ dawały możliwość odliczania 100% VAT. W myśl aktualnie obowiązujących przepisów są one traktowane tak, jak samochody osobowe.

Obecnie tylko pick-upy z jednym rzędem siedzeń konstrukcyjnie uprawniają do odliczania 100% VAT od zakupu, leasingu, wydatków eksploatacyjnych oraz nabycia paliw do ich napędu.

UWAGA! Prawo do pełnego odliczenia VAT w przypadku jednorzędowych pick-up’ów należy potwierdzić badaniem technicznym w stacji diagnostycznej.

Jak odliczyć 100% VAT od opłaty wstępnej przy leasingu samochodu osobowego, który będziesz wykorzystywał także prywatnie?

Czynsz inicjalny przy zawieraniu umowy leasingu może wynosić od 0% do nawet 45% wartości przedmiotu. Czyli nawet blisko połowę wartości pojazdu (jeśli zdecydujesz się na najwyższy wariant wpłaty) możesz zaliczyć jednorazowo w koszty. Jednak to nie koniec — okazuje się, że istnieje legalny sposób, aby móc odliczyć od tej wpłaty cały VAT, nawet jeśli zamierzasz użytkować osobówkę nie tylko służbowo, ale także prywatnie.

Sposób na optymalizację, czyli tak odliczysz cały VAT od czynszu inicjalnego leasingu auta osobowego:

1. Podpisujesz umowę leasingu
2. Składasz w Urzędzie Skarbowym deklarację VAT-26 zgłaszając zamiar używania auta wyłącznie w celach prowadzonej działalności.
3. Płacisz czynsz inicjalny (nawet 45% ceny auta), od którego odliczasz 100% VAT.
4. Po kilku dniach składasz w US kolejną deklarację VAT-26 zmieniając zamiar używania auta w trybie mieszanym, tj. firmowym oraz prywatnym.

Jest to sposób optymalizacyjny pozwalający odliczyć 100% VAT od opłaty początkowej w leasingu oraz możliwość dalszego użytkowania w sposób mieszany (50% odliczania VAT od kolejnych rat leasingowych). Prawidłowość takiego postępowania potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP4-2.4012.204.2021.1.MC z dnia 24 maja 2021 roku (tutaj jej pełna treść). Nie zmienia to faktu, że jest to sposób dla bardziej… odważnych, gdyż fiskus może chcieć skontrolować indywidualną sytuację podatnika, który zdecyduje się na takie rozwiązanie.

Nie zmienia to faktu, że niektórzy idą jeszcze dalej i zgłaszają użytek wyłącznie służbowy, następnie korzystają z oferty leasingu z 45-procentową wpłatą oraz ustalają bardzo wysokie pierwsze dwie, czasem nawet trzy raty leasingowe. Dzięki temu odliczają duże kwoty VAT w całaości, a następnie, po tych 2-3 miesiącach zgłaszają ponownie użytek prywatny przwchodząc na 50-procentowe odliczenie i dalej spłacają niskie raty leasingu. Taka optymalizacja pozwala odliczyć w całości większość VAT od wyleasingowanego samochodu.

Obliczanie korekty VAT, czyli co z vatem przy sprzedaży samochodu firmowego?

Nowelizacja ustawy o VAT od samochodów firmowych, która weszła w życie 1 kwietnia 2014 roku, zlikwidowała możliwość zastosowania zwolnionej stawki VAT przy sprzedaży używanego samochodu osobowego, przy którego zakupie nie można było skorzystać z pełnego odliczenia VAT (obecnie 50%, a przed 1 kwietnia 2014 r. 60%, ale nie więcej niż 6 tys. zł).

Sprzedaż ze stawką 23%

Stawkę „zw.” może zastosować już tylko podatnik, który prowadzi działalność zwolnioną i przy zakupie pojazdu nie odliczył nawet części podatku od towaru i usług. Zatem obecnie używany samochód firmowy należy sprzedawać z pełną stawką 23 proc. - nawet jeżeli przy jego zakupie odliczono tylko część VAT.

Możliwość korekty VAT nieodliczonego przy zakupie

W zamian za tę podatkowo dotkliwą konieczność zastosowania pełnej stawki 23% przy sprzedaży, ustawodawca przewidział pewnego rodzaju rekompensatę w postaci możliwości zastosowania korekty tej części VAT, która nie została odliczona przy zakupie samochodu osobowego. W ustawie zastosowano mechanizm, który pozwala uznać, że w miesiącu sprzedaży pojazdu samochodowego dochodzi do zmiany przeznaczenia takiego pojazdu samochodowego wyłącznie do celów działalności gospodarczej (art. 90b ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług), co z kolei umożliwia zastosowanie korekty nieodliczonej wcześniej części VAT.

Jednak, żeby nie było zbyt różowo, to okres korekty wynosi 60 miesięcy (lub 12 miesięcy, jeżeli samochód został kupiony za cenę mniejszą bądź równą 15 tys. zł) liczony od miesiąca, w którym nabyto pojazd. Oznacza to, że im dłużej samochód będzie użytkowany w firmie, tym mniej VAT przy jego odsprzedaży będzie można skorygować, a po 60 miesiącu (lub 12 miesiącu przy tańszych samochodach) nie będzie można skorygować już nic.

Przykład korekty VAT przy sprzedaży samochodu

Przykładowa sytuacja dotyczy podatnika, który nabywa samochód osobowy w dniu 3 kwietnia 2023 roku i przeznacza go na cele mieszane (prywatne i firmowe) - odlicza zatem 50 proc. VAT od ceny nabycia, która wynosi 100 tys. zł netto. Po dziesięciu miesiącach od nabycia (10 lutego 2022 r.), podatnik sprzedaje pojazd, wobec czego w miesiącu lutym 2024 r. może zastosować korektę VAT według poniżej podanego sposobu jej wyliczenia.

Obliczanie korekty VAT przy sprzedaży samochodu osobowego

Podatnik w rozliczeniu za luty 2024 r. (miesiąc sprzedaży) będzie mógł podwyższyć kwotę podatku naliczonego do odliczenia o 9583 złote.

W przypadku leasingu korekta niewiele daje

System korekt, który zastąpił możliwość zastosowania zwolnionej stawki VAT, jest wyjątkowo krzywdzący przy chęci sprzedaży samochodu osobowego wykupionego po zakończeniu leasingu operacyjnego.

Konieczność naliczenia 23 proc. VAT od wartości rynkowej sprzedawanego samochodu spowoduje konieczność naliczenia całkiem sporej kwoty VAT. Tymczasem skorygować będzie można „grosze”, ponieważ najczęściej wykup opiewa na symboliczne wartości, np.: 1% początkowej wartości samochodu i to od tej kwoty (wykupu) będzie liczona korekta.

Przy leasingu samochodu wartego 100 tys. zł, wykup po 36 miesiącach następuje z reguły za 1 tys. zł (1%). Skorygować będzie można zatem jedynie 115 zł i to pod warunkiem, że odsprzedaż nastąpi w tym samym miesiącu, w którym pojazd został wykupiony z leasingu. Po upływie 12 miesięcy nie będzie można skorygować nawet „złotóweczki”, bo samochód wykupiono za cenę poniżej 15 tys. zł, czyli okres korekty wynosi tylko 12 miesięcy.

Rozwiązaniem może być wysoki wykup

Rozwiązaniem dla tego problemu może być zastosowanie wysokiego wykupu w umowie leasingu, najlepiej jak najbardziej zbliżonego do wartości rynkowej, jaką samochód będzie miał w momencie zakończenia leasingu.

Dzięki konstrukcji umowy z wyższym wykupem znacznie więcej VAT uda się uratować przy odprzedaży wykupionego z leasingu samochodu, a jeśli do sprzedaży dojdzie w miesiącu wykupu, to tak naprawdę VAT stanie się zupełnie neutralny.

Osoby fizyczne prowadzące działalność w uprzywilejowanej sytuacji?

W uprzywilejowanej sytuacji znajdują się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które mogą nie wprowadzać wykupionego przedmiotu do firmy, tylko zostawić go sobie na cele prywatne, następnie przekazać w formie darowizny bliskiej osobie, która po pół roku będzie miała możliwość jego sprzedaży bez podatków. Szczegółowo opisujemy ten sposób w poradniku Jak korzystnie wykupić samohód z leasingu.

Aktualizacja VAT-26 po wykupie z leasingu lub zwrocie do leasingodawcy samochodu wykorzystywanego wyłącznie w działalności

Leasingobiorcy, którzy wykorzystują leasingowane samochody osobowe wyłącznie do celów działalności gospodarczej, chcący odliczać 100% VAT od rat i innych wydatków, muszą zgłosić ten fakt do US na druku VAT-26. A co powinni zrobić w przypadku wykupu takiego pojazdu z leasingu lub jego zwrotu do leasingodawcy?

Obowiązek aktualizacji VAT-26 – kiedy?

Obowiązująca od 1 kwietnia 2014 roku ustawa o VAT przewiduje obowiązek aktualizacji najpóźniej przed dniem, w którym następuje zmiana wykorzystania pojazdu samochodowego.

Wykup samochodu z leasingu a aktualizacja VAT-26?

Zakładając, że firma/podatnik zamierza po wykupie z leasingu nadal wykorzystywać pojazd wyłącznie do celów działalności gospodarczej, to ciężko jest w tej sytuacji mówić o zmianie przeznaczenia.

Jednak po wykupie zmienia się data nabycia pojazdu oraz (ewentualnie) numer rejestracyjny. W takim przypadku jest konieczna nie tyle aktualizacja, ile złożenie nowej deklaracji VAT-26, czyli ponowne zgłoszenie do US samochodu, który jest wykorzystywany wyłącznie w działalności, po wykupieniu go z leasingu.

Zwrot samochodu do leasingodawcy a aktualizacja VAT-26?

Fiskus stoi na stanowisku (np.: interpretacja indywidualna IPPP2/443-799/14-2/MM), że zwrot samochodu osobowego wykorzystywanego w 100% w działalności do leasingodawcy wiąże się z koniecznością aktualizacji VAT-26 tak, jakby w dniu zwrotu samochód zmieniał swoje przeznaczenie na użytek mieszany (dający prawo do odliczania tylko 50% VAT).

Oznacza to, że leasingobiorca, który chce zakończyć umowę przed czasem i zwrócić przedmiot do leasingodawcy, ewentualnie oddaje go z powodu wypowiedzenia umowy i windykacji lub po prostu oddaje po zakończeniu kontraktu wynajmu długoterminowego, powinien złożyć w US aktualizację VAT-26 z użytku wyłącznie do działalności na użytek mieszany.

Wydaje się niedorzeczne? To nie koniec!

Taką aktualizację VAT-26 (z użytku służbowego na mieszany) należy złożyć także z chwilą sprzedaży samochodu! Obowiązek ten dotyczy zatem nie tylko leasingobiorców, którzy wykupili pojazd z leasingu i chcą go sprzedać, ale wszystkich bez wyjątku podatników, którzy sprzedają samochód osobowy zgłoszony wcześniej na druku VAT-26.
Na takim stanowisku stoi większość Izb Skarbowych, a informację taką można uzyskać także w Krajowej Informacji Skarbowej.

Broszura informacyjna Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów udostępniło broszurę informacyjną poświęconą zasadom odliczania VAT od samochodów firmowych. Dokument ten rozwiewa wiele wątpliwości, tym bardziej że napisany jest przystępnym językiem, wraz z podanymi konkretnymi przykładami.

Zachęcamy do pobrania broszury z naszego serwera: Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (PDF)

Zasady odliczania VAT od samochodów osobowych w 2024 i 2025 roku

Zasady odliczania VAT od aut firmowych w Polsce, wprowadzone w 2014 roku, ograniczają odliczenie VAT do 50% dla samochodów osobowych i ciężarowych w karoserii osobowej. Były możliwe dzięki zgodzie UE na wniosek derogacyjny polskiego rządu z 2013 roku. Pierwotnie miały wygasnąć w 2016, ale zostały trzykrotnie przedłużone przez kolejne rządy. Ograniczenia te zostaną utrzymane co najmniej do końca 2025 roku – wtedy wygasa aktualna zgoda, ale należy spodziewać się kolejnej próby jej przedłużenia.

Więcej o odliczeniach podatkowych dowiesz się z kolejnego naszego obszernego poradnika: Koszty podatkowe leasingu samochodów osobowych (PIT i CIT)

Wyszukiwarka ofert leasingowych

Skontaktuj się z najlepiej ocenianymi leasingodawcami,
otrzymaj od nich oferty leasingu
i w prosty sposób wybierz tańsze finansowanie

Sprawdź, jak działa Wyszukiwarka

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Autor: Michał Krupiński

Jestem autorem tego artykułu. W branży leasingowej działam od 2000 roku, co – jak łatwo policzyć – daje ponad 20-letnie doświadczenie. Od 2009 jestem wydawcą i współzałożycielem serwisu FmLeasing.pl.

Chętnie odpowiem na pytania dotyczące niniejszej publikacji. Kontakt i więcej informacji o mnie na stronie: Michał Krupiński